Cadastre de l'emploi

Guide de l'utilisateur

 

!!! SICE est disponible en ligne 24h/24 et 7j/7, sauf lors des maintenances des systèmes informatiques, préalablement annoncées sur la page de connexion du site !!!

 

 

28/04/2017

1. Matériel requis

Il est indispensable de posséder une connexion Internet ADSL pour accéder correctement à SICE. Certains éléments matériels (hardware et software) sont également requis :

→ Si vous possédez un PC avec un système d’exploitation Windows :

Utilisez le système d’exploitation Windows 2000 au minimum ou ultérieur. De même, assurez-vous d’avoir installé Internet Explorer (version 8 minimum ou ultérieure) ou Microsoft Edge (pour Windows 10). Les logiciels de navigation Google Chrome et Mozilla Firefox sont également compatibles et fonctionnent parfaitement.

→ Si vous possédez un Macintosh :

Seuls les logiciels Mozilla Firefox ou Google Chrome sont compatibles avec SICE (sous Mac OS 10 Sierra). Les logiciels Safari ou Opéra ne le sont malheureusement pas. Nous n'avons pas eu de retour d'utilisateurs et ne sommes pas en mesure de vous indiquer si Internet Explorer fonctionne sur Mac.

→ Il est impératif que "JavaScript" soit activé dans votre logiciel de navigation pour obtenir une vue correcte des écrans de l’application. 

Normalement, par défaut, JavaScript est activé. Dans le cas contraire:

- dans un premier temps, contactez le gestionnaire de votre réseau d’entreprise ;

- dans un second temps, consultez le site suivant qui vous indiquera si votre Javascript est activé et vous indique la marche à suivre pour l'activer si ce n'est pas le cas : http://www.enable-javascript.com/fr/ ;

- dans un troisième temps, contactez notre service par courriel à l’adresse : cadastre.emploi(at)cfwb.be.

 

Vous trouverez ci-dessous des liens de téléchargement pour certains des navigateurs cités. 

Pour Windows :

Pour Macintosh :  

  

!!! Attention !!! Pour des raisons de sécurité, performances et compatibilité, mettez à jour votre logiciel de navigation Internet !

 

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2. Procédure de connexion et de déconnexion à SICE

Pour accéder à l'application SICE, vous avez au préalable rejoint le site Internet du cadastre de l'emploi.

Quand vous êtes sur n'importe quelle page du site, vous vous connectez à l'application en cliquant sur le bouton "SICE-Lancer l'application", situé en haut à droite de cette page.

Cette action vous mène à une boîte de dialogue qui permet le contrôle des accès à SICE. Vous y encodez : 

  • Votre nom d'utilisateur comme indiqué dans les instructions envoyées par la Direction de l’Emploi Non Marchand. La première partie comprend un nombre qui est par ailleurs votre identifiant dans nos bases de données (nous l’appelons "n° Cadastre" dans nos courriers). C’est lui qui sera à rappeler dans toute demande d’information ;
  • Votre mot de passe comme indiqué dans les instructions envoyées par la Direction de l’Emploi Non Marchand ;
  • Votre contexte, dans le menu déroulant de la boîte de dialogue située en dessous des deux champs précédents : sélectionnez "Opérateur sectoriel" (ce choix est normalement sélectionné par défaut).

En cliquant dans le bandeau vertical gauche de l’application il est possible de se déconnecter de SICE à tout moment, excepté à l’écran 1.1 - Clause de confidentialité.

 

!!! Remarque Importante !!! : Un compte à rebours apparaît à l’écran si aucune manoeuvre n’est effectuée pendant 20’ dans l’application SICE. À la fin du compte à rebours, la déconnexion est automatique. Ce dispositif de déconnexion a été mis en place pour protéger les données à caractère privé de votre compte SICE.

 

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3. Navigation générale dans SICE

!! Attention !!  n'utilisez en aucun cas les flèches de navigation de votre navigateur (Internet Explorer, Google Chrome, Firefox, Safari...).

Pour naviguer correctement dans SICE, trois possibilités existent :

  • Le système vous conduit d'un écran à l'autre par un bouton d'action (vert turquoise) à cliquer : "Accéder", "Ajouter", "Annuler", "Confirmer", "Continuer", "Enregistrer", "Modifier", "Sauvegarder", "Supprimer", "Vérifier", "Valider".  Notez qu’en cliquant sur ces boutons d’action, vous sauvegardez les données que vous venez d’encoder (à l’exception des boutons "Accéder", "Ajouter" et "Annuler");
  • Le dossier d'un travailleur ou une fiche d'affectation (Ecran 2.2 : Dossier d'un travailleur) s'ouvre en cliquant sur sa ligne dans la liste du personnel (Ecran 2.1 Données relatives au personnel de l'entreprise) ;
  • Utilisez le chemin de navigation, sous le bandeau en haut de chaque écran et PAS les flèches du navigateur. Vous pouvez revenir vers un écran précédent en cliquant sur son intitulé soulignédans ce chemin de navigation.

 

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4. Utilisation des menus d'aide dans la DB SICE

Lorsque vous êtes connecté à SICE, plusieurs menus d’aide sont accessibles directement. Quand vous cliquerez sur l’un de ceux-ci, une nouvelle page de navigateur Internet s’ouvrira et affichera un commentaire de notre site, en fonction du menu choisi :

  • Guide de l’utilisateur : situé dans le bandeau de gauche (en vert turquoise) de chaque écran de l’application SICE, il affiche les informations techniques générales (connexion, navigation, etc.), la navigation et les types d’emploi à cadastrer;
  • Problèmes d’affichage : situé tout en haut à droite de chaque écran de l’application, il propose des informations concernant les problèmes d’affichages éventuellement rencontrés et les solutions pour y remédier ;
  • Les "?" disposés à côté des intitulés des écrans : ceux-ci affichent des informations générales ou une description de l’écran d’encodage concerné. Prenez connaissance de ces informations avant tout encodage sur la page ;
  •  Les "?disposés à côté des intitulés de chaque variable : ceux-ci affichent des informations, descriptions, explications ou exemples afin de vous aider à encoder correctement les informations. Prenez connaissance de ces informations avant tout encodage dans le champ de la variable concernée.

Pour revenir dans l’application, fermer simplement la page du navigateur que vous venez d’ouvrir.

 

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5. Messages du système

SICE vous informe de diverses manières lors de votre encodage. Des messages de couleur verte, orange ou rouge apparaissent en haut d’écran.

MESSAGES DE VALIDATION (EN VERT) :

Des messages de validation en vert apparaissent régulièrement en haut d’écran après une sauvegarde quand SICE accepte celle-ci. Ils indiquent que cet encodage est correct et qu’il restera enregistré dans le système. Il ne pourra jamais être modifié sans une intervention de votre part. Ces messages de validation peuvent également apparaître lorsque vous cliquez sur des "Boutons d’action" et vous indiquent que votre action s’est déroulée correctement, notamment après confirmation annuelle de la déclaration cadastrale.

 

MESSAGES D’AVERTISSEMENT (EN ORANGE) :

Des messages d’avertissement apparaissent en orange, en haut d’écran, afin d’attirer votre attention sur certains encodages qui ne semblent pas respecter une norme établie. Ils peuvent également apparaître si SICE estime que vous êtes peut-être en train de commettre une erreur d’encodage. Cependant, ces messages ne sont pas "bloquants" et ne vous empêchent pas de continuer.

 

MESSAGES D’ERREURS (EN ROUGE)

SICE vous avertit de diverses manières quand vous faites une erreur d’encodage ou que vous omettez d’encoder une information. Les champs d’encodage des variables problématiques sont mis en surbrillance rouge par le système, soit, après avoir cliqué sur le bouton "Sauvegarder" ou "Continuer", soit, éventuellement lors de la confirmation annuelle de votre déclaration lorsque le système vous invite à corriger des erreurs qu’il a décelées. Des messages en rouge apparaissent aussi en haut d’écran. Il est impossible de confirmer l’encodage si de telles erreurs subsistent.

 

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6. Distinction encodage obligatoire, facultatif, automatique

Les instructions d'encodage pour chaque variable, disponibles dans le manuel téléchargeable ou les menus d'aide de SICE, vous signalent son caractère "obligatoire", "facultatif" ou "automatique". Qu'est-ce que cela signifie ?

"Obligatoire" : cette information est indispensable. Le système refusera votre "confirmation annuelle" si vous n'avez pas inscrit ou choisi une valeur dans le champ d'encodage de cette variable. En pratique les autres données sont bien enregistrées; mais nous ne sommes pas en mesure de les utiliser. Les variables obligatoires sont peu nombreuses et la plupart du temps déjà existantes. Vous devez seulement penser à leur mise à jour, si besoin. Les variables obligatoires sont marquées d'une "*" à gauche de leur intitulé dans SICE.

"Facultatif" : les données dites facultatives le sont techniquement. Cela signifie que si vous n’encodez rien le système acceptera la confirmation annuelle de votre encodage. Néanmoins – et c’est très important – ces données dites "facultatives" doivent être encodées impérativement quand le(s) service(s) du Ministère FWB avec lesquels vous êtes en relation vous en donne(nt) instruction.

Exemple : les données relatives aux rémunérations des travailleurs subventionnés dans l’écran "contrat" sont facultatives, mais doivent être impérativement complétées par les employeurs (volontaires) qui utilisent SICE pour la justification de leur demande de subvention, à la demande du service administratif.

"Automatique" : ces données sont générées automatiquement en fonction de la valeur que vous aurez attribuée à une autre variable. C'est notamment le cas pour l'échelle barémique liée à la fonction d'un travailleur selon une Convention Collective de travail, dans une "fiche d'affectation". C'est aussi le cas pour la détermination du "cadre de la fonction" pour la Commission Paritaire 329.02.

 

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7. Carrés précédents la ligne d'un dossier ou d'une fiche

Le carré rouge en début d’une ligne d’un dossier de travailleur ou d’une fiche d’affection indique qu’il faut ouvrir un dossier ou un bloc d’information – en cliquant sur cette ligne – pour y compléter des données non encore mises à jour ou incomplètes. SICE empêchera la confirmation de votre déclaration annuelle tant que le dossier n’est pas corrigé/complété/mis à jour.

Le carré vert en début d’une ligne vous indique quel dossier de travailleur ou fiche d’affection vous venez de consulter/compléter/mettre à jour.

 

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8. Utilisation du commentaire dans une fiche d'affectation

L'informatisation connaît ses limites. Nous souhaiterions parfois obtenir un éclaircissement sur le dossier d'un travailleur, mais cela exigerait des développements compliqués et coûteux peu en rapport avec l'utilité recherchée. Cela risquerait aussi de complexifier l'encodage.

Nous avons donc ajouté, en fin de fiche la possibilité d'un "Commentaire" limitée à 400 caractères. Ces informations peuvent porter sur tout élément du dossier du travailleur.

Dans quels cas ? Voici quelques exemples :

  • si la fiche concerne un travailleur ayant pris un crédit temps ou un congé sans solde, précisez-le (ex : "Crédit temps à partir du 01/06/2015") ;
  • si la fiche concerne un travailleur absent longuement pour cause de maladie, indiquez-le (ex : "Maladie longue durée depuis le 15/08/2013") ;
  • si la fiche concerne un travailleur dont le taux d'affectation au secteur d'activité a changé en cours d'année, indiquez-le (ex : "Affectation de 50 % à 75 % à partir du 01/05/2013" ou "Affectation de 80 % à 50 % à partir du 01/07/2013") ;
  • si le travailleur a deux fiches parce qu'il est passé d'un secteur d'activités à l'autre en cours d'année, indiquez la date de ce passage dans la première fiche (ex : "affecté en Education permanente à partir du 05/03/2013").

Vous pouvez contribuer ainsi à une lecture plus aisée des informations encodées. Dans la mesure du possible, respectez les libellés qui vous sont donnés en exemple.

 

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9. Impressions (& visualisation) de vos encodages

Il est possible d’imprimer votre encodage au format .PDF à partir de 2 écrans de l’application SICE :

Ecran 2.1 – Données relatives au personnel de l'entreprise // Liste du personnel concerné par la FWB ;

Ecran 2.2 – Dossier du travailleur.

En fonction de l’écran choisi, les données imprimées sont différentes : si l'impression à l'écran 2.1 produira un document PDF reprenant l'ensemble des informations encodées pour tous les travailleurs de votre liste du personnel, l'impression à l'écran 2.2 produira un document PDF ne reprenant que les seules données encodées pour le dossier du travailleur sélectionné (utile si l'un de vos travailleurs demandent à connaître les informations qui le concernent dans SICE).   

Important : L’impression passe par la création d’un document au format .PDF visible sur votre écran via l’ouverture d’un "pop-up"[1]. Vous pouvez enregistrer ce document.

Attention ! Pour que ce "pop-up" puisse s’afficher à l’écran, il faut au préalable permettre à votre navigateur d’autoriser l’ouverture des "pop-up".

Pour en permettre l’affichage sur votre écran d'ordinateur après avoir cliqué sur le bouton "Imprimer" correspondant au logo d'une imprimante, regardez attentivement la barre d’adresse de votre navigateur : un message y sera peut-être inséré (parfois en couleur) vous indiquant qu’un "pop-up" a été bloqué et vous demandant si vous voulez permettez l’ouverture de celui-ci. Répondez par l’affirmative et le fichier .PDF s’affichera.

  


[1] Les « pop-up » sont en général utilisés sur les sites Internet commerciaux pour l’affichage de publicités et autres spam, raison pour laquelle, en général, la configuration par défaut des logiciels de navigation (comme Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, ...) empêche leur ouverture. 

 

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10. Problèmes techniques possibles et solutions

Même s’ils sont très rares, certains problèmes techniques peuvent survenir :

  • Vous rencontrez des problèmes de temps de latence avant l'ouverture d’un écran de SICE, voire un blocage (chargement tournant sans fin) : sur votre clavier, cliquez sur les touches "CTRL" + "F5" en même temps afin d’actualiser la page et de renvoyer à nouveau les informations ;
  • Pour tout autre problème d’affichage (mais également pour des raisons de sécurité, performance et compatibilité), pensez à mettre à jour votre logiciel de navigation Internet avant de contacter le helpdesk par courriel, à l’adresse : cadastre.emploi(at)cfwb.be.

  

 

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11. Perte de votre identifiant ou de votre mot de passe : que faire ?

Si vous rencontrez des problèmes de connexion ou que vous avez perdu votre identifiant ou votre mot de passe, munissez-vous de votre numéro cadastre et contactez le helpdesk de l'ETNIC :

- Par courriel : support(at)etnic.be ;

- Par téléphone : 02/800.10.10 (numéro payant au tarif d'une communication ordinaire).

 

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SICE : la base de données du cadastre de l'emploi non-marchand en Fédération Wallonie-Bruxelles
Aide à l'encodage:  e.book Tome 1
Aide à l'encodage:  e.book Tome 2