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Cadastre de l'emploi

Confirmation annuelle --> pour les opérateurs hors décret emploi socioculturel de 2008)

Description

----> Page de confirmation structure simple ou, dans le cas de structure complexe, d'une connexion par les identifiants d'un organisme subordonné à la structure portante ou PO (95% des cas)
----> Page de confirmation pour une structure portante ou PO (5% des cas)

Après avoir complété l’ensemble des informations demandées, vous devrez confirmer votre encodage.

L'écran reprend quelques informations comme la date de la dernière confirmation.

Si aucune confirmation n’a été effectuée précédemment dans SICE , aucune date de confirmation n'apparaît dans le bloc d'information synthétique.

La différence avec les structures simples réside dans le fait que vous devrez d'abord cliquer sur le bouton "Vérifier" de chaque organisme pour commencer l'étape de la confirmation annuelle. Si aucune erreur ou encodage incomplet n'est relevé, le système vous proposera de "Confirmer" directement la déclaration de celui-ci.

Si des erreurs sont constatées, le système vous proposera le même système de correction que décrit précédemment pour les structures simples (voir point 2.2 ci-dessus), comme le montre la reproduction ci-après.

Une fois les erreurs corrigées, le système vous proposera de "Confirmer" votre déclaration pour cet organisme.

Après cette action, la couleur du bloc synthétique de cet organisme concerné devient verte et le bouton de confirmation n’est plus accessible durant une heure. Il vous est ensuite possible de répéter cette opération pour les autres organismes de votre entité.

 

 

Navigation

La page de confirmation annuelle est accessible à tout moment à partir de n’importe quel écran de l’application via le lien "Confirmer" situé dans le bandeau de gauche dans chaque écran de l'application.

Un dernier écran apparaît quand la confirmation est acceptée : son bloc de synthèse indique la date et l’heure à laquelle vous avez effectué votre confirmation et un message de validation vous indique les adresses courriels vers lesquelles un mail de confirmation va être envoyé. En pratique, il s’agit des "Adresse courriel de contact

Vous pouvez télécharger un document au format .PDF de votre encodage en cliquant sur Liste validée de votre personnel (visible dans le bas du cadre de confirmation). 

Attention ! Changement important par rapport aux encodages antérieurs: vous ne pouvez Confirmer qu'UNE SEULE FOIS vos encodage

Si vous constatez par la suite une erreur majeure dans vos encodages, contacter cadastre.emploi@cfwb.be en indiquant que vous voudriez modifier votre encodage et donc voir supprimée la confirmation déjà effectuée. La DENM fera pour vous cette opération, sans que rien ne soit perdu de vos encodages. De même, suite à des remarques de la DENM ou des services fonctionnels qui gèrent vos dossiers vous pourriez recevoir un message vous demandant de revoir vos encodages avant d’à nouveau confirmer. Quand nous exploitons vos données, ce sont toujours celles qui sont liées à votre dernière confirmation.

 

Remarque! : Le fait de ne pas confirmer votre déclaration ne signifie pas que votre encodage n’a pas été enregistré ! Quand vous enregistrez vos données à partir des boutons de navigation ("Sauvegarder"; "Enregistrer"), celles-ci sont sauvegardées dans le système même si vous ne confirmez pas votre déclaration. La confirmation annuelle nous permet avant tout de savoir que vous avez terminé votre encodage. Vous devez confirmer au moins une fois annuellement, après avoir complété entièrement votre encodage lors de la période de collecte des données.

 

 

 

1. Cas d'une structure simple sans erreur d'encodage

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Si toutes les données encodées dans SICE sont correctes et, afin de confirmer votre encodage, le système vous demande de directement cliquer sur le bouton "Confirmer".

Remarque ! : Vous pouvez vérifier une dernière fois votre encodage avant de "Confirmer" votre déclaration. Pour ce faire, vous devez d’abord "Vérifier" votre déclaration et corriger les éventuelles erreurs d’encodages relevées par SICE. Une fois les erreurs corrigées, la mention "Cliquez sur le lien ci-dessous pour visualiser le rapport de confirmation" apparaît et en cliquant sur la mention Liste validée de votre personnel, vous pourrez visualiser votre déclaration au format .PDF avant de Confirmer définitivement votre encodage.

Attention !  après avoir cliquer sur le bouton Confirmer si la date du jour ne s'affiche pas à coté de la ligne "Date de confirmation", veuillez cliquer une nouvelle fois sur le bouton Confirmer 

2. Cas d'une structure simple avec erreur(s) d'encodage

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Dans le cas où des encodages ont été omis ou si des données sont perçues par le système comme "incohérentes", un écran d'encodage légèrement différent apparaît.

Le système vous indique les erreurs et vous propose de corriger vos informations. À cet effet, il affiche des lignes reprenant les noms et prénoms des travailleurs, les numéros de contrats concernés par les erreurs et le type des erreurs relevées par le système.

Le bouton "Confirmer" est remplacé par le bouton "Vérifier" et il ne vous est donc pas permis de confirmer votre déclaration.

 

 

3. Cas d'une organisation professionnelle complexe (connectée à l'aide des identifiants de la structure portante)

---> Cliquez pour agrandir

Dans le cas d'une organisation professionnelle complexe (cas des structures organisées autour d'un Pouvoir Organisateur, Provinces, Communes, ...), si vous vous connectez à partir des identifiants de la structure portante, l'écran de confirmation est  quelque peu différent comme le montre la reproduction ci-contre.

Vous pouvez, non seulement , confirmer les données de la structure portante, mais également, confirmer les données des structures qui en dépendent. 

Remarque : les structures dépendants de la structure portante ne sont pas concernés par cet écran : elles n'ont accès qu'à leurs propres données et ne peuvent Vérifier que celles-ci. 

----> Cliquez pour agrandir

Remarque ! : Lorsqu’une structure portante confirme pour un organisme qui lui est subordonnée, le courriel reprenant de confirmation de l’encodage est envoyé à l’Adresse de courriel de contact, non seulement, de la structure portante, mais également, de la structure subordonnée visée par la confirmation annuelle.

 

 

Corriger les erreurs ou omissions grâce au bouton " Vérifier"

Le système peut vous indiquer que certains encodages sont incomplets ou incohérents et vous propose de corriger vos informations. A cet effet, il affiche des lignes reprenant les noms et prénoms des travailleurs, les numéros de contrats concernés par les erreurs et le type des erreurs relevées. 

Le bouton "Confirmer" est remplacé par le bouton "Vérifier" et il ne vous est donc pas permis de confirmer votre déclaration : elle est effectivement incomplète ! 

Pour corriger une erreur, cliquez sur sa ligne : le système vous amènera directement à l'écran d'encodage adéquat.

Cette aide à la correction avant de pouvoir confirmer vos encodages est un outil relativement puissant. Il vous propose des étapes successives. Chaque étape ne viendra à l’écran que si au moins une erreur est constatée pour ce qui la concerne.

Quand vous retournez à un écran contenant des erreurs, ces dernières sont généralement indiquées en surbrillance rouge et/ou des messages qui les commentent.

 

Étape : oubli d’encodage du personnel :

Si vous avez indiqué avoir du personnel dans la fiche signalétique de l’organisme et que vous n’avez créé aucun travailleur dans la liste du personnel, vous devrez reprendre l’encodage dans l’Écran II.1 et "Ajouter" les travailleurs, en veillant à créer pour eux contrat et fiche d’affectation.

Message : "Déclaration incohérente".

 

Étape : des dossiers de travailleurs ne sont pas mis à jour :

Si des dossiers de travailleur ne sont pas mis à jour, le système va vous renvoyer au "Dossier du Travailleur". Vous le mettrez à jour et éventuellement vous retournerez à la liste du personnel pour en faire de même pour d’autres travailleurs (ceux qui conservent l’icône en début de ligne). Vous pouvez aussi retourner vers la confirmation annuelle, appuyer à nouveau sur Vérifier pour repérer les cas concernés.

Message : "Mettre à jour".

 

Étape : erreurs dans les contrats et les fiches :

Dans ce cas, en cliquant sur la ligne du travailleur, vous êtes directement renvoyé à l’écran de modification concerné. Quand une correction est sauvegardée, vous revenez à l’écran de confirmation.

Messages : "Encodage incohérent" / "Champ incomplet" / "Date incohérente" / "Encodage erroné"/ "Donnée incohérente".

 

Étape : autres erreurs constatées :

Le système peaufine enfin son analyse et peut encore constater des omissions ou incohérences.

Messages : "Pas de fiche" (pour un contrat) / "Plusieurs fiches" (doublon) / "2 fiches permanent" / "Remplacement incohérent" / "Recoupement".

Une fois l'ensemble des erreurs corrigées, le bouton "Confirmer" apparaît et il ne vous reste plus qu'à cliquer (double clic) sur celui-ci afin de confirmer votre déclaration.

 

 

 

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Aide à l'encodage:  e.book Tome 2