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Cadastre de l'emploi

Simulation et Justification annuelle --> pour les opérateurs émargeant au Décret emploi socioculturel de 2008

!!! Attention : les informations reprises sur cette page seront pleinement d'actualité à partir du 19/09/2017 !!!!

Nous vous invitons à regarder régulièrement la rubrique " Dernières informations" en cas d'éventuels retards dans le processus.

14/09/2017

Description

Cet écran, accessible en cliquant sur « Simuler/Justifier » dans le bandeau gauche de l’application, reprend quelques informations comme la date de la dernière «simulation » et de la dernière « justification », sauf si aucune simulation ou justification n’a été effectuée dans SICE précédemment. 

Quand vous aurez complété l'ensemble des informations demandées dans SICE, vous devrez finaliser votre déclaration cadastrale.

Pour ce faire, vous cliquerez sur :

  • Vérifier ;
  • Simuler ;
  • Et ensuite, si vous êtes d’accord avec le rapport de simulation produit et reçu en temps différé, sur Justifier.

Une simulation au moins est obligatoire, avant de pouvoir accéder au bouton de Justification. Celui-ci n’apparaît qu’après que la simulation est été calculée dans une autre application. C’est ce qui explique le délai de 48h (parfois moins) avant son apparition à l’écran.

 

 

 

Remarques importantes ! :

1. Dans le cas des structures complexes, seul l’organisme portant ou PO est en mesure de Simuler et de Justifier la déclaration cadastrale puisque c’est bien cet organisme qui est reconnu/subventionné/agréé par la FWB. Les organismes subordonnés à la structure faîtière(ou PO) peuvent compléter les données en ce qui les concerne et les Vérifier sur cette page de simulation/justification mais ne pourront ni simuler, ni justifier puisque cette fonctionnalité ne leur est pas réservée ;

2. Dans le cas des structures complexes, la liste validée du personnel d’un organisme subordonné est réceptionnée par celui-ci dans sa boîte courriel une fois que l’organisme faîtier ou PO a justifié la déclaration de l’ensemble de l’entité.

 

 

 

Navigation

La page est accessible à tout moment à partir de n’importe quel écran de l’application.

Dans le cas où vous n’avez pas encore simuler ou confirmer votre déclaration, le seul bouton qui apparaît alors à l'écran est : « Vérifier » . Il ne vous est donc pas encore permis de simuler ou justifier immédiatement votre déclaration sans d’abord valider vos données.

1. Validation et corrections des données

Commencer le processus de « Simulation/justification » en cliquant sur le bouton « Vérifier » afin que SICE puisse effectuer un contrôle sur la cohérence des données que vous avez encodées.

 

 

--> Organisme Simple
--> Organisme subordonné à une structure faîtière ou PO
--> Organisme faîtier ou Pouvoir Organisateur (PO)

1.1. CAS D'UNE STRUCTURE SIMPLE SANS ERREUR D'ENCODAGE

Si  toutes les données encodées dans SICE sont correctes, le système vous demande alors de cliquer sur le bouton « Simuler ».

Remarque ! : Vous pouvez vérifier une dernière fois votre encodage avant de « Simuler » votre déclaration. Pour ce faire, après avoir vérifier celle-ci, la mention « Cliquez sur le lien ci-dessous pour visualiser votre dernier encodage validé » apparaît et vous visualiserez les données encodées au format .PDF en cliquant sur le lien « Liste validée de votre personnel ».

 

 

1.2. CAS D’UNE STRUCTURE SIMPLE AVEC ERREUR(S) D’ENCODAGE

Dans le cas où des encodages ont été omis ou si des données sont perçues par le système comme « incohérentes » ou « manquantes », un écran d’encodage légèrement différent apparaît.

Le système vous indique les erreurs et vous propose de corriger vos informations (à ce sujet, reportez-vous au point plus bas : « Corriger les erreurs ou omissions grâce à l'option « Vérifier » »). À cet effet, il affiche des lignes reprenant les noms et prénoms des travailleurs, les numéros de contrats concernés par les erreurs et le type des erreurs relevées par le système.

 

 

1.3. CAS D’UNE STRUCTURE COMPLEXE AVEC ERREUR(S) D’ENCODAGE

Pour rappel, si vous vous connectez à partir des identifiants de la structure portante (ou PO), l’écran de simulation/confirmation est quelque peu différent (voir captures ci-dessous). En effet, puisque seule la structure faîtière ou PO est en mesure de « Simuler » et «Justifier » la déclaration cadastre, elle est également en mesure de « Vérifier » les données des organismes qui lui sont « subordonnés » si ceux-ci ne l’ont pas déjà fait via leur propre compte SICE.

En cliquant sur le bouton « Vérifier », SICE affichera les éventuelles erreurs à corriger organisme par organisme, le dernier processus de validation se réalisant sur la structure faîtière, comme l'illustre la succession des captures ci-dessous.

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Une fois que les données de l’ensemble des organismes ont été vérifiées par SICE (et que donc les éventuelles erreurs ou omissions d’encodage ont été corrigées pour tous les organismes de l’entité), le bouton « Simuler » est alors disponible, comme l'illustre la capture de droite ci-dessus.

 

 

CORRIGER LES ERREURS OU OMISSIONS GRACE A L'OPTION «VÉRIFIER»

Cette aide à la correction avant de pouvoir Simuler/Justifier vos encodages est un outil relativement puissant. Il vous propose des étapes successives.

Chaque étape ne viendra à l'écran que si au moins une erreur est constatée pour ce qui la concerne.

 

Quand vous retournez à un écran contenant des erreurs, ces dernières sont généralement indiquées en surbrillance rouge et/ou des messages qui les commentent.

 

Étape : oubli d'encodage du personnel

Si vous avez indiqué avoir du personnel dans la fiche signalétique de votre organisme (Ecran I.2) et que vous n'avez créé aucun travailleur dans la liste du personnel, vous devrez reprendre l'encodage dans l'écran II.1 et "Ajouter" les travailleurs, en veillant à créer pour eux contrat et fiche d'affectation.

Message : "Déclaration incohérente".

 

Étape : des dossiers de travailleurs ne sont pas mis à jour

Si des dossiers de travailleur ne sont pas mis à jour, le système va vous renvoyer au Dossier du Travailleur. Vous le mettrez à jour et éventuellement vous retournerez à la liste du personnel pour en faire de même pour d'autres travailleurs (ceux qui conservent l'icône en début de ligne). Vous pouvez aussi retourner vers la simulation/confirmation annuelle pour repérer les cas concernés.

Message : "Mettre à jour".

 

Étape : erreurs dans les contrats et les fiches

Dans ce cas, en cliquant sur la ligne du travailleur, vous êtes directement renvoyé à l'écran de modification concerné. Quand une correction est sauvegardée, vous revenez à l'écran de simulation/Justification.

Messages : "Encodage incohérent"

                 "Champ incomplet"

                 "Date incohérente"

                 "Donnée incohérente"

                 "Encodage erroné"

 

Étape : autres erreurs constatées

Le système peaufine encore son analyse et peut encore constater des omissions ou incohérences.

Messages : "Pas de fiche" (pour un contrat)

                 "Plusieurs fiches" (doublon)

                 "2 fiches permanent" (doublon)

                 "Remplacement incohérent"

                 "Recoupement"

 

Étape : régime de travail DMFA constaté mais non attribué à un contrat dans SICE

Enfin, le système peut relever une incohérence concernant un « régime de travail hebdomadaire selon l’occupation annuelle » qui n’aurait pas été attribué dans le dossier d’un travailleur encodé dans SICE. En effet, si le menu déroulant de cette variable propose plusieurs régimes de travail (parce que le travailleur en question possède plusieurs contrats actifs au sein de votre association déclarés à l’ONSS durant l’année de référence visé par la collecte), alors cela signifie que le travailleur concerné a plusieurs contrats déclarés à l'ONSS par l'employeur durant l'année de référence.

Dès lors, deux possibilités se présentent :

1. Soit, vous avez omis d'encoder un contrat dans SICE :  vous devez retourner dans le dossier du travail, lui créer un nouveau contrat dans son dossier via le bouton "Ajouter" et attribuer le régime de travail supplémentaire à ce nouveau contrat créé ;

2. Soit, ce régime de travail ne concerne en fait pas les missions de la FWB : dans ce cas, non seulement vous ne devez pas encoder de nouveau contrat dans SICE, mais vous devrez également supprimer ce régime de travail superflu afin que SICE puisse valider votre encodage. Pour ce faire, cliquez sur la ligne de l’erreur relevée sur la page de simulation/confirmation, vous serez alors renvoyé dans le dossier du travailleur. Cliquer ensuite sur la "poubelle" affichée à droite du régime de travail superflu encadré en rouge et supprimer définitivement ce régime de travail superflu.

Message : "DMFA sans contrat"

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2. Simulation

Après cette vérification des données, le système vous autorisera à Simuler votre déclaration. 

Poussez sur le bouton « Simuler » et 48 heures plus tard, vous pourrez consulter votre simulation.

Comment consulter vos simulations de calcul ?

Pour consulter votre simulation, regardez le bas de l’écran III. Simulation/Justification : un nouveau bloc d’information intitulé : « Consulter vos simulations » est apparu.
En cliquant sur l’intitulé de votre (vos) agrément(s),vous accéderez à un nouvel écran qui vous permettra de récupérer votre (vos) simulation(s) pour l’agrément concerné.

Une fois sur cet écran, cliquez sur le lien .PDF du fichier de simulation. Vous pouvez sauvegarder ce fichier sur votre PC si vous le désirez. Si d’autres simulations sont demandées, celles-ci seront reprises également sur cet écran. Toutes les simulations demandées dans l’année sont conservées et s’afficheront les unes en-dessous des autres. Il vous est possible de la classer de manière ascendante ou descendante en cliquant sur l’intitulé de la colonne « Nom ».

 

 

--> Comment trouver mes simulations ? ( encadré rouge)
--> Ecran où l'on trouve les liens .PDF

Remarque !: Après avoir demandé votre première simulation, le bouton Justifier apparaît à l’écran et le bouton Simuler comporte la mention complémentaire (conseillé)- [voire capture "Comment trouver mes simulations" - encadré orange]

Donc si vous n'êtes pas d'accord avec la simulation de votre calcul de subvention, vous avec la possibilité de retourner dans les écrans d'encodage, de corriger et ensuite de demander une nouvelle simulation via le bouton Simuler (conseillé). Celle-ci vous parviendra 48h plus tard.

Vous pouvez réaliser autant de simulations que vous le souhaitez afin d’affiner votre encodage.

 

 

3. Justification

Dès que la simulation vous agrée, vous pouvez donc définitivement Justifier votre déclaration dans SICE.

Définitivement signifie donc qu’en utilisant ce bouton, il ne vous sera plus permis ni de Simuler ni de Justifier une nouvelle fois votre déclaration! D’ailleurs, SICE vous avertit de ce fait lorsque vous cliquez une première fois sur Justifier (message orange ).

Vous devez donc cliquer une deuxième fois sur Justifier pour finaliser le travail.
La date de la justification s’inscrit automatiquement dans le champ prévu à cet effet.
  
De même, deux messages apparaissent qui vous indiquent:

→ vers quelles adresses courriels la(les) « liste(s) validée(s) dupersonnel » au format .PDF ont été envoyées;

→ que le « rapport automatisé de subvention » est désormais confié à l’analyse du service du Ministère qui gère votre dossier de subvention.

--> Justifier définitivement (message d'information orange)
--> Message après avoir Justifier

Remarque !: Le fait de ne pas Justifier votre déclaration ne signifie pas que votre encodage n’a pas été enregistré!

Quand vous enregistrez vos données à partir des boutons de navigation (Sauvegarder ; Enregistrer), celles-ci sont sauvegardées dans le système même si vous omettez de justifier.

Toutefois, Justifier est bien votre acte officiel de justification de la subvention. Il nous indique que vous avez terminé votre encodage et permet au service qui gère votre dossier d’assurer son contrôle.Veillez donc à toujours Justifier votre déclaration après votre dernière demande de simulation et vos dernières vérifications.

SICE : la base de données du cadastre de l'emploi non-marchand en Fédération Wallonie-Bruxelles
Aide à l'encodage:  e.book Tome 1
Aide à l'encodage:  e.book Tome 2